Bedrijfsproces automatiseren: van Excel naar geautomatiseerd in zes weken

Elk MKB-bedrijf heeft minstens één proces dat schreeuwt om automatisering. Het is meestal hetzelfde patroon: iemand vult een Excel in, iemand mailt het door, iemand zet het over in een ander systeem, iemand belt of bevestigt. Vier handelingen, drie kopieerfouten, twee dagen vertraging.

In dit artikel laten wij zien hoe wij dat soort processen in zes weken automatiseren. Niet als algemeen verhaal, maar als concreet stappenplan met fases.

Week 1: kies één proces

De grootste fout die wij in MKB-bedrijven zien: alles tegelijk willen automatiseren. Begin niet met 'alle processen'. Begin met één.

Wij stellen drie vragen om het proces te kiezen. Eén: hoe vaak per week voert iemand dit uit? Twee: hoeveel uur per uitvoering? Drie: hoe vaak gaan er fouten in? Het proces met de hoogste score op alle drie wint.

Een typisch voorbeeld: het offerteproces in een installatiebedrijf. Tien tot twintig keer per week, een uur per offerte, vijf procent fouten in prijzen of BTW. Score: hoog op alle drie. Dit is uw eerste automatisering.

Week 2: leg het exacte huidige proces vast

Hier gaat het in negentig procent van de gevallen mis bij andere bureaus. Zij vragen aan u: 'leg het proces eens uit'. U vertelt hoe u denkt dat het gaat. Maar het echte proces is anders, omdat uw mensen al jaren workarounds hebben gemaakt.

Wij doen het anders. Tijdens de Deep Scan zit een van onze mensen een dag bij u op kantoor en kijkt mee. Niet om te verkopen, maar om te zien wat er écht gebeurt. Inclusief de WhatsApp-berichtjes tussen verkoper en magazijn die niemand benoemt in een kick-off-meeting.

Week 3: ontwerp het nieuwe proces

Niet 'het Excel digitaliseren'. Het Excel weghalen. Een nieuw proces ontwerpen dat klopt voor uw bedrijf, niet dat het oude proces nadoet in een andere kleur.

Wij tekenen dit met u uit op een whiteboard. Welke gegevens komen binnen? Welke beslissingen worden door wie genomen? Wat is automatisch, wat blijft menselijk? Dit is het belangrijkste werk van het hele project en het kost een halve dag.

Week 4-5: bouwen

Pas hier komt code. Wij bouwen iteratief, met elke vrijdag een demo van wat af is. Bug-fix, feedback, doorbouwen. U ziet wat u krijgt, voor het er staat.

In deze fase gaat het er niet om perfect te zijn, maar om af te zijn. Eighty percent perfect die deze maand live is, slaat negentig procent perfect die over drie maanden live is. Altijd.

Week 6: training, datamigratie, livegang

Twee uur training per medewerker. Datamigratie van Excel naar het nieuwe systeem. Drie weken eerstelijns ondersteuning waarin uw mensen ons direct kunnen bereiken bij vragen.

Daarna: live. En weet u wat er dan gebeurt? Niets spectaculairs. Het werkt gewoon. En na een week begint iemand uit het team te vragen of dezelfde aanpak ook kan voor proces nummer twee.

Wat het oplevert

Voor het offerteproces-voorbeeld: van vijftien uur per week handwerk naar drie uur. Twaalf uur per week tijdwinst. Voor een verkoper die zestig euro per uur kost is dat per jaar circa vijfendertigduizend euro besparing. Op een investering van twintig à dertigduizend euro vaste prijs.