Het verschil tussen ERP, CRM en boekhoudsoftware uitgelegd

ERP, CRM, boekhoudsoftware, WMS, PMS. Vijf afkortingen die op elke softwarewebsite langskomen en die voor de meeste MKB-eigenaren door elkaar lopen. Hieronder de vertaling, en welke u voor uw bedrijf écht nodig heeft.

CRM: customer relationship management

Het systeem voor uw verkoop. Wie zijn uw klanten en prospects? Wat hebben zij gekocht, wat is er besproken, welke offertes lopen er? Voorbeelden: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, of een maatwerk-CRM.

Wanneer nodig: vanaf circa drie verkopers of zodra u meer dan vijftig actieve klanten heeft.

Boekhoudsoftware

Het systeem voor uw financiën. Facturen versturen, inkoopfacturen verwerken, BTW-aangiftes, jaarrekening. Voorbeelden: Exact, Twinfield, Yuki, Visma eAccounting, MoneyMonk.

Wanneer nodig: vanaf dag één. Geen MKB-bedrijf zonder boekhoudpakket.

ERP: enterprise resource planning

Het systeem dat alles met elkaar verbindt: verkoop, inkoop, voorraad, productie, planning, soms boekhouding. Voorbeelden: SAP, Microsoft Business Central, Odoo, AFAS, Exact (geavanceerde varianten).

Wanneer nodig: vanaf circa twintig medewerkers, vooral als u zelf produceert, voorraad heeft, of complexe verkoopprocessen kent. Onder die schaal is een combinatie van CRM plus boekhouding plus eventueel een planningstool meestal voldoende.

WMS: warehouse management system

Specifiek voor magazijnbeheer. Inkomende ontvangst, picklist, verzending, voorraad per locatie. Voorbeelden: Logiwa, SmartWMS, of als module binnen een ERP.

Wanneer nodig: vanaf circa duizend artikelen of vijfhonderd orders per week.

PMS: project management system

Specifiek voor projectorganisaties. Wie werkt aan welk project, hoeveel uur is besteed, welke kosten zijn gemaakt. Voorbeelden: Float, Forecast, of maatwerk voor specifieke branches.

Wanneer nodig: vanaf circa tien projectmedewerkers met meerdere lopende projecten.

De meest gemaakte fout

MKB-bedrijven kopen vaak een ERP terwijl ze eigenlijk een goed CRM met boekhoudkoppeling nodig hadden. Een ERP voor twintig man kost vijftig tot tweehonderdduizend euro implementatie en biedt mogelijkheden die u nooit gebruikt.

Andersom ook: bedrijven van zestig man die alles met een eenvoudig CRM proberen te runnen, en daardoor permanent achter de feiten aanlopen.

Welke heeft u nodig?

MKB tot tien medewerkers

Boekhoudpakket plus een eenvoudig CRM. Klaar. Geen ERP, geen WMS, geen PMS.

MKB tien tot dertig medewerkers

Boekhoudpakket plus uitgebreider CRM, mogelijk met maatwerk-laag voor uw specifieke processen. Bij voorraad: een licht voorraadsysteem. Bij projecten: een lichte project-tool.

MKB dertig tot honderd medewerkers

Hier wordt een ERP interessant, of een combinatie van een sterk CRM met meerdere koppelingen. Onze voorkeur: kijken of een combinatie van best-in-class oplossingen voor uw situatie voordeliger is dan één groot ERP.