Klantportaal laten bouwen: kosten, tijdslijn en wat het oplevert

Een klantportaal is in onze ervaring de hoogste ROI per geïnvesteerde euro voor MKB-bedrijven. Reden: u verlegt werk dat u nu zelf doet (mailen, bellen, statussen geven) naar een plek waar uw klant het zelf doet. Op het moment dat het hen uitkomt.

Wat is een klantportaal?

Een afgeschermde webomgeving waar uw klant inlogt om zaken zelf te regelen. Welke zaken hangt af van uw bedrijf. Voor een installateur: status van werkbon, foto's van het werk, geplande onderhoudsmomenten, facturen downloaden. Voor een groothandel: orders plaatsen, voorraad bekijken, prijzen op contractbasis, retouren aanmelden.

Wat kost het?

Bandbreedte voor een MKB-klantportaal: vijftien tot vijfenveertigduizend euro vaste prijs, afhankelijk van complexiteit en koppelingen.

• Eenvoudig portaal (login, factuur-download, status-overzicht): vijftien tot twintigduizend euro.
• Middel portaal (orders plaatsen, koppeling met voorraadsysteem, e-mailnotificaties): twintig tot dertigduizend euro.
• Uitgebreid portaal (B2B-pricing per klant, contractbeheer, multi-user per klantbedrijf, koppeling met meerdere backend-systemen): dertig tot vijfenveertigduizend euro.

Hoe lang duurt het?

Voor een eenvoudig portaal: vier tot zes weken vanaf tekenen. Voor een uitgebreid portaal: acht tot twaalf weken. Wij leveren elke vrijdag een demo zodat u de progressie ziet.

De drie modules die het verschil maken

1. Statussen in real-time

Klanten bellen uw kantoor om te vragen 'waar staat het?'. Een statusoverzicht in het portaal vermindert dat soort calls met zestig tot tachtig procent. Per medewerker telt dat op tot enkele uren per week.

2. Documenten op één plek

Facturen, offertes, opleveringsrapporten, technische tekeningen. Allemaal downloadbaar door de klant zelf, gesorteerd, doorzoekbaar. Geen 'kunt u die factuur van vorig jaar nog eens mailen?' meer.

3. Self-service voor terugkerende vragen

Onderhoudsbeurt aanvragen, een meterstand doorgeven, contactpersoon wijzigen. Klein werk dat per stuk een paar minuten kost, maar als u het honderden keren per jaar doet flink optelt.

Wat levert het op?

Een rekenvoorbeeld dat wij vaak zien. Een MKB-bedrijf met dertig medewerkers krijgt elke dag circa vijftien klantvragen die met een portaal voorkomen waren. Vijftien minuten per call gemiddeld, dat is vijfenzeventig minuten per dag, achttien uur per week. Een medewerker minder nodig op klantenservice. Of die medewerker doet het werk dat er nu blijft liggen.

Plus: hogere klanttevredenheid (zelf regelen op een woensdagavond) en betere data over wat klanten doen (welke informatie zoeken ze het vaakst, welke knelpunten ervaren ze).